GazetaMiasta.pl Zamość, Tomaszów Lub., Hrubieszów, Biłgoraj wiadomości, wydarzenia i informacje
Podobne artykuły
Czas, jaki mamy do dyspozycji, jest ograniczony („kilka dni przed maturą”) – długością dnia, doby, długością naszego życia. Dlatego ważne jest, by dany nam czas wykorzystać sensownie i optymalnie.
„Chodzi o to aby wykonywać właściwą pracę (działanie efektywne), a nie jakąś pracę wykonywać właściwie (działanie efektowne) – Peter F. Drucker
Korzyści wynikające z lepszego zarządzania czasem są niezliczone. Realizujemy więcej tych samych zadań, ale mniejszym nakładem sił. Nasza praca jest lepiej zorganizowana, osiągamy lepsze wyniki, a odczuwamy mniej chaosu i stresu. Wzrasta zadowolenia z pracy i motywacja, popełniamy mniej błędów, szybciej osiągamy cele zawodowe i prywatne. To wszystko pozwala nam na poświęcanie większej ilości czasu zadaniom ‘wyższego rzędu’, czyli realizowaniu swoich pasji, wartości. Skuteczne zarządzanie czasem kupuje nam czas. Poniżej znajdziecie kilka przydatnych technik, jak to zrobić.
1. Podział zadań – pogrupuj zadania, które masz do wykonania wg następujących kategorii:
A. Pilne i pierwszoplanowe – zadania do wykonania natychmiast, ze względu na wagę i wpływ na przyszłość, to wszystko, co ma wpływ na plany długoletnie.
B. Pilne, lecz nie pierwszoplanowe – niewykonanie zadania pilnego, ale nie pierwszoplanowego może nieść za sobą określone konsekwencje, lecz nie będą one miały wpływu na to, gdzie będziemy za kilka lat. Te zadania mają wpływ na obecne stany rzeczy.
C. Pierwszoplanowe, lecz nie pilne – ich realizacja sprawia, że znajdujemy się coraz bliżej wyznaczonego celu. Warto podzielić te zadania na etapy. Realizacja etapami jest motywująca dla realizatora – zakończenie jednego etapu i przejście do drugiego jest źródłem satysfakcji i motorem napędowym.
D. Nie pilne i nie pierwszoplanowe – zadania, które nie mieszczą się w żadnej z powyższych kategorii. Sprawy błahe i nieistotne z tej kategorii powinny lądować w koszu.
2. Plan dnia
Każdy człowiek o różnej porze dnia ma różny stopień wydajności. Planując dzień, należy uwzględnić osobiste predyspozycje i działać według ustalonego harmonogramu. Większość ludzi najefektywniej pracuje przed południem, w godzinach rannych do godziny 10.00. Później, do godziny 15.00, można zauważyć spadek skuteczności. Warto wówczas popracować nad rzeczami mniej istotnymi. Od 15.00 do 20.00 krzywa wydajności znów idzie w górę, ale takiego poziomu, jak rankiem nie osiąga.
3. Zasada Pareto
W 1906 r. włoski ekonomista Vilfredo Pareto zauważył, że 20% ludności
Włoch posiada 80% dóbr. W ten sposób powstała zasada 80:20 (zasada Pareto). Znajduje ona zastosowanie w wielu dziedzinach ludzkiego życia. Według tej zasady bardzo niewielka ilość czegoś, na przykład czasu czy pieniędzy, decyduje o 80% efektów. Oznacza to również, że 80% naszej produktywności i osiągnięć jest wynikiem 20% dnia pracy.
4. Skupiaj się na rezultatach a nie na byciu zajętym.
Dużo ludzi, pomimo podwyższonego staniu aktywności przez większą część dnia, nie osiąga wielu celów, ponieważ skupia się na niewłaściwych rzeczach. Należy koncentrować możliwie najwięcej energii na wysoko opłacalne zadania.
5. Planowanie dnia pracy.
Obowiązuje tutaj kilka prostych zasad. W przeddzień dnia pracy warto zrobić pisemny plan z listą zadań, które mamy do wykonania danego dnia i konsekwentnie je wypełniać. Pomocne będzie oszacowanie czasu, jaki potrzebujemy na ich wykonanie i określenie limitu czasu na najistotniejsze zadania. Nie należy planować całego dnia – nie wszystko jesteśmy w stanie przewidzieć, zatem – żeby uniknąć stresu związanego z niezrealizowaniem planu – trzeba zostawić sobie czas na nieprzewidziane sytuacje. Pamiętaj, by dzień zacząć i zakończyć pozytywnie.
6. Co przeszkadza?
Uświadomienie sobie czynników, które opóźniają bądź uniemożliwiają nam realizację zadań jest pierwszym krokiem do ich eliminacji. Do najbardziej powszechnych należą:
– Odwlekanie – może być spowodowane lenistwem lub obojętnością. Istotny jest także strach – boimy się porażki. Najtrudniej jest zacząć, więc zamiast tracić czas na myślenie o wykonaniu zadania należy po prostu zacząć je wykonywać.
– Niezdecydowanie i opieszałość – prowadzą do tworzenia się przestojów w pracy. Dzieje się tak na skutek przeciążenia, lenistwa, strachu złej oceny priorytetów.
– Perfekcjonizm- koncentrowanie się na nierealnych ideałach czyni pracę źródłem napięć i stresów.
Poznanie zasad rządzących właściwym wykorzystaniem czasu to dopiero początek. Teraz należy zacząć je stosować i nie zrażać się jeżeli skutki nie będą od razu spektakularne i znaczące. Z czasem konsekwencja przyniesie wyniki, których oczekujemy.
|
Nastawienia na czynność (wydajność) |
w porównaniu do |
orientacja na sukces (efektywność) |
|
Wiele ludzi preferuje:
|
||
|
łaściwe załatwianie spraw |
zamiast |
załatwiania właściwych spraw |
|
rozwiązywanie problemów |
zamiast |
kreatywnego tworzenia alternatyw |
|
oszczędzanie środków |
zamiast |
ich optymalnego wykorzystania |
|
wypełnianie obowiązków |
zamiast
|
osiągania wyników |
|
redukowanie kosztów |
zamiast
|
podwyższania zysku |
Czynnościowa i efektywnościowa orientacja w działaniu wg W. Reddina
